Guardar papeles no es lo mismo que guardar documentos. Muchos han escrito sobre esto, tomamos aquí parte de las recomendaciones de la Universidad de Alicante.

Es un archivo de papeles cuando están apilados, son fotocopias, diarios, revistas, etc. Es un archivo de documentos cuando estos son importantes, deben ser conservados e identificados, no sólo físicamente, si no en una base de datos, idealmente digitalizadas sus imágenes si es posible.

Archivo de papeles: pocas personas saben lo que hay. Archivo de documentos: todo está inventariado y a disposición de quien necesite consultar.

Aún más: cuando se trata de un archivo de papeles, los documentos llegan sin orden establecido, se guardan sin criterio, y cada persona elimina o conserva lo que cree correcto.

Para organizarse, hay que transformar el archivo de papeles, en un archivo de gestión documental.